Dein Team nutzt ChatGPT, Copilot oder die KI-Funktion in der Buchhaltungssoftware – und du fragst dich, ob du dafür Schulungen nachweisen musst? Dieser Beitrag richtet sich an Inhaber:innen und Teams von kleinen und mittleren Unternehmen, die wissen wollen, was Art. 4 des AI Act konkret von ihnen verlangt und wie sie das mit überschaubarem Aufwand erfüllen.
Was Art. 4 AI Act verlangt
Die KI-Kompetenzpflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 (Kapitel I des AI Act). Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten „Digital Omnibus on AI“ (im Amtsblatt am 24. Juli 2026 veröffentlicht, in Kraft seit 27. Juli 2026), wurde Art. 4 neu gefasst. Der Kern lautet jetzt sinngemäß: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen zu tun haben.
Dabei sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung der Personen, der Einsatzkontext sowie die Menschen zu berücksichtigen, bei denen die KI eingesetzt wird. Wichtig ist der letzte Satz des neuen Art. 4 Abs. 1: Die Pflicht verlangt nicht, ein bestimmtes KI-Kompetenzniveau einzelner Personen zu garantieren.
Was sich geändert hat
Früher musste „nach besten Kräften“ ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sichergestellt werden. Jetzt geht es darum, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz zu ergreifen – nicht um ein garantiertes Ergebnis. Neu ist außerdem, dass Kommission und Mitgliedstaaten Anbieter und Betreiber, insbesondere KMU, unterstützen und die Kommission praktische Beispiele veröffentlichen soll (Art. 4 Abs. 2).
Wen es betrifft
Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt – also bereits ein Handwerksbetrieb, der KI für Angebote einsetzt, oder ein Hotel mit KI-gestütztem Gästeservice. Art. 4 unterscheidet nicht nach Risikoklassen – die Pflicht betrifft also auch alltägliche Tools wie Chatbots. Auch Freelancer und externe Dienstleister, die in deinem Auftrag mit KI arbeiten, zählen zum Kreis der Personen.
Was nicht verlangt wird
- kein Zertifikat und kein vorgeschriebenes Schulungsformat,
- keine Pflicht, das KI-Wissen einzelner Personen zu prüfen,
- kein gesetzlich vorgeschriebener KI-Beauftragter.
Hinweis: Für Betreiber von Hochrisiko-Systemen gilt zusätzlich Art. 26 AI Act: Wer die menschliche Aufsicht übernimmt, muss dafür die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis haben. Das betrifft die meisten KMU im Alltag nicht, kann aber zum Beispiel bei KI in der Personalauswahl relevant werden (Anhang III). Diese Hochrisiko-Pflichten gelten nach der Änderung 2026 erst ab 2. Dezember 2027.
Und wenn nichts passiert?
Die Kommission weist in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz darauf hin, dass die Durchsetzung bei den nationalen Marktüberwachungsbehörden liegt und Sanktionen sich nach nationalem Recht richten müssen, verhältnismäßig sind und Schwere sowie Vorsatz oder Fahrlässigkeit berücksichtigen. Die RTR-KI-Servicestelle hält fest, dass der AI Act selbst für Art. 4 keine Verwaltungsstrafe vorsieht; Folgen können sich aber etwa aus der Sorgfaltspflicht und Haftung nach nationalem Recht ergeben, die Art. 4 konkretisiert. Praktisch heißt das: Wenn durch unsachgemäße KI-Nutzung ein Schaden entsteht, ist es ein Nachteil, nichts getan zu haben.
So gehst du in fünf Schritten vor
- Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools nutzt ihr, wer nutzt sie und wofür? Denk auch an KI-Funktionen in bestehender Software und an private Accounts, die im Betrieb verwendet werden.
- Zielgruppen festlegen: Die Büroassistenz, die mit einem Chatbot Texte entwirft, braucht anderes Wissen als die Geschäftsführung, die über Einsatz und Daten entscheidet.
- Inhalte wählen: Grundverständnis (Wie arbeitet KI, Halluzinationen, Verzerrungen), Umgang mit euren konkreten Tools, Datenschutz und Geheimhaltung, Urheberrecht, Grundzüge des AI Act und eure interne Regel, was erlaubt ist und was nicht.
- Format wählen: Ein halber Tag Workshop, eine interne Einführung, ein E-Learning oder gemeinsames Üben an echten Aufgaben – das Format ist offen. Wichtig ist, dass es zu euch passt und für neue Teammitglieder wiederholt wird.
- Dokumentieren und wiederholen: Halte fest, was ihr gemacht habt, und überprüfe es, wenn neue Tools oder Aufgaben dazukommen.
Beispiele aus der Praxis
- Handwerk: Der Tischlereibetrieb nutzt KI für Angebotstexte. Das Team lernt in einer Stunde, keine Kundendaten in öffentliche Tools einzugeben und Zahlen immer nachzurechnen.
- Handel: Der Onlineshop erzeugt Produktbeschreibungen mit KI. Die Verantwortliche prüft Fakten und Markenrechte, bevor etwas online geht.
- Dienstleister: Eine Steuerkanzlei setzt KI zum Zusammenfassen von Unterlagen ein. Schwerpunkt der Schulung sind Verschwiegenheit und Datenschutz.
- Tourismus: Ein Hotel nutzt einen KI-Assistenten für Gästeanfragen. Das Team lernt, wann ein Mensch übernehmen muss.
Was du dokumentieren solltest
Eine Dokumentation ist im Gesetz nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber sinnvoll, um deine Bemühungen belegen zu können. Die Kommission nennt interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen als Möglichkeit; die RTR empfiehlt unter anderem eine schriftliche KI-Richtlinie sowie je Person die Art der Schulung, Anbieter, Inhalt, Zeitpunkt und Wiederholungen. Eine einfache Tabelle genügt.
Checkliste
- Liste aller genutzten KI-Tools und Anwendungsfälle erstellt
- Zielgruppen und Schulungsinhalte festgelegt
- Schulung oder Einweisung durchgeführt (Format frei)
- Kurze KI-Richtlinie für das Team vorhanden
- Teilnahme und Inhalte dokumentiert
- Neue Mitarbeitende und neue Tools werden berücksichtigt
- Regelmäßige Überprüfung im Kalender eingetragen
Unser Fazit
Art. 4 ist nach der Änderung 2026 keine Zertifikatspflicht, sondern eine Aufforderung, den KI-Einsatz im Betrieb bewusst zu begleiten. Wer ein Tool-Inventar, eine kurze Richtlinie und eine nachvollziehbare Einweisung hat, ist für die meisten KMU gut aufgestellt.
Ihr wollt das Thema gemeinsam im Team angehen? In unserem KI-Workshop für KMU finden wir eure sinnvollsten KI-Use-Cases und klären, welche AI-Act-Pflichten für euch gelten – vor Ort oder online.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Oktober 2026.